Nedavno ste se zaručili i počinjete planirati vaše destinacijsko vjenčanje u Hrvatskoj? Prvi koraci tijekom organizacije vjenčanja mogu biti poprilično nejasni. Niste sigurni kojim stavkama treba pokloniti više pažnje? Ili se pitate hoćete li moći cijeli plan vjenčanja u potpunosti provesti bez kompromisa?
Prvi savjet je obratiti se iskusnoj profesionalnoj osobi poput organizatora vjenčanja. No čak niti nakon što pretražite različite dostupne organizatore vjenčanja u Istri nije potpuno jasno koja usluga vam je potrebna. U ovom blogu ćemo pobliže dočarati razliku između usluge organizacije i usluge koordinacije vjenčanja.
Mladenci najčešće nisu sigurni koja je razlika između usluge organizacije i usluge koordinacije vjenčanja
Kroz naše iskustvo organizatora vjenčanja susrećemo se s različitim tipovima mladenaca:
- mladenci koji nemaju dovoljno iskustva u organizaciji vjenčanja, pa stoga traže profesionalnu pomoć,
- mladenci koji su već detaljno istražili sve o planiranju vjenčanja ili su već nekome pomogli organizirati vjenčanje, te imaju mnogo samopouzdanja, ali nemaju dovoljno vremena da se upuštaju u detalje u svakom koraku organiziranja vlastitog vjenčanja
- te mladenci (i strani organizatori vjenčanja) koji imaju znanje i iskustvo u organizaciji vjenčanja, ali ne poznaju dovoljno Istru i ne žele ništa prepustiti slučajnosti.
Bez obzira na iskustvo i samopouzdanje mladenaca, oni nerijetko nisu sigurni kako nam predstaviti svoje potrebe. Najčešće nisu upoznati s razlikom između organiziranja vjenčanja i koordinacije vjenčanja. Većina mladenaca nam pristupi s okvirnim informacijama o svojem vjenčanju, poput broja gostiju ili željene lokacije. To je više nego dovoljno za ostvariti prvi kontakt. Od ove početne točke započinjemo komunikaciju i upoznajemo situaciju u kojoj se nalaze mladenci i njihove zahtjeve.
Razlika između organiziranja i koordiniranja vjenčanja u Hrvatskoj
U suštini se potrebe mladenaca svode na organizaciju i/ili koordinaciju vjenčanja. U nastavku ćemo detaljnije objasniti razliku između ovih osnovnih usluga svakog organizatora vjenčanja.
1. Organizacija i planiranje vjenčanja
Organizacija vjenčanja se svodi na cjelokupno planiranje i dizajn vjenčanja. Usluga organizacije vjenčanja uključuje pronalaženje i pripremu lokacije vjenčanja u Hrvatskoj, usklađivanje dobavljača i komunikaciju s njima, izradu rasporeda, nalaženje smještaja za goste i mnoge druge logističke usluge.
Kontaktirajte organizatora vjenčanja čim se odlučite vjenčati u Hrvatskoj
Preporučeno je zatražiti ovu uslugu čim se mladenci zaruče, odnosno čim odluče da će vjenčanje organizirati u Hrvatskoj. Nakon što nas mladenci kontaktiraju i upoznaju sa svojim potrebama, počinjemo pripremati savjete i upute. Organizaciju vjenčanja prilagođavamo broju gostiju, željenoj lokaciji za vjenčanje i predviđenom budžetu mladenaca.
Nakon izbora datuma i lokacije vjenčanja, organizator vjenčanja vam predlaže razne dobavljače: dekoratera i tehničara rasvjete, fotografa i videografa, glazbenike i DJ-a, frizera i vizažista, dobavljača za catering i slastičara i dr. Organizator vam pomaže i u prikupljanju potrebne dokumentacije, bez obzira jeste li se odlučili na crkveno ili civilno vjenčanje. Planiranje vjenčanja još uvijek nije gotovo, čak niti nakon izbora lokacije i svih dobavljača. Organizator vjenčanja komunicira sa dobavljačima sve do početka vjenčanja, vodi evidenciju o datumima plaćanja i izrađuje hodogram vjenčanja.
Prioriteti tijekom planiranja vjenčanja
Nedavno smo napisali blog o prioritetima tijekom organizacije vjenčanja. U njemu pronađite savjete o stavkama kojima treba dati prednost tijekom izbora lokacije i dobavljača. Mladenci se tijekom organizacije i planiranja vjenčanja vrlo lako zanesu i premaše budžet. Posjetite naš blog o budžetu za vjenčanje i pročitajte o stavkama za koje treba alocirati najviše budžeta. Saznati ćete i gdje možete uštedjeti, kako bi optimizirali aspekte vjenčanja koji su vama važniji!
Podobnosti usluge planiranja vjenčanja
Ako organizatoru vjenčanja povjerite planiranje, uštedjeti ćete mnogo vremena koje bi potrošili na traženje dostupnih lokacija za vjenčanje u Hrvatskoj i eliminaciju onih koje ne zadovoljavaju vaše kriterije. Također nećete morati kontaktirati svakog dobavljača i provjeravati razumije li vašu viziju vjenčanja. Usluga organizacije i planiranja vjenčanja je usporediva s daljinskim upravljačem – vi nam prenesete stavke koje su vam najvažnije, poput dizajna i lokacije, a mi uređujemo sve ostalo kako bi postigli traženi stil vjenčanja i realizirali vašu viziju. Naravno, tijekom organizacije vjenčanja imate uvid u sve naše radnje i prijedloge. Vi uvijek imate pravo prihvatiti ili odbiti naše prijedloge i napraviti promjene. Vaše želje su naša nit vodilja.
Usluga organizacije vjenčanja uključuje sve stavke vezane uz pripremu vjenčanja, no ne i usluge koje se odnose na provedbu vjenčanja. Stoga mladenci koji traže uslugu organizacije vjenčanja gotovo uvijek uzimaju paket usluga koji uključuje i koordinaciju vjenčanja.
2. Koordinacija vjenčanja
Za razliku od usluge planiranja vjenčanja, koordinacija vjenčanja se odnosi isključivo na izvedbu vjenčanja. Prilikom organizacije vjenčanja se rezerviraju lokacija i dobavljači, priprema dokumentacija i izvršavaju se sve ostale pripreme za vjenčanje. S druge strane koordinacija osigurava da se ispoštuje utvrđeni raspored te da se sve tijekom vjenčanja odvija na vrijeme. Koordinator vjenčanja je zapravo odgovoran za realizaciju vašeg plana vjenčanja.
Mladenci koji su spremni samostalno organizirati vlastito vjenčanje, tražiti i provjeriti lokacije vjenčanja u Hrvatskoj, pronaći dobavljače, pregovarati i neprekidno komunicirati s njima, odabrati će paket koordinacije vjenčanja. Usluga koordinacije vjenčanja osigurava da se sve dogovoreno ostvari bez potrebe da mladenci nadziru dobavljače. Koordinator vjenčanja brine o tijeku vjenčanja i nadzire dobavljače od jutra na dan vjenčanja, pa sve do kraja večeri. Mladenci su slobodni uživati u svakom trenutku svojeg vjenčanja. Mogu se posvetiti sebi i bezbrižno dijeliti ljubav i sreću sa svojim gostima i najužom obitelji!
Preporučamo mladencima da kontaktiraju koordinatora vjenčanja barem mjesec dana prije vjenčanja. Tako će koordinator vjenčanja imati dovoljno vremena da se uskladi s dobavljačima i izradi svoj vremenski sinopsis.
Izbor usluge organizatora vjenčanja
Mladenci iz inozemstva najčešće unajmljuju lokalnog organizatora vjenčanja u Istri i paket usluga organizacije i koordinacije vjenčanja. No ponekad imaju više povjerenja u stranog organizatora vjenčanja, izvan Hrvatske. Ako je riječ o zahtjevnom vjenčanju s velikim brojem gostiju, onda strani organizator kontaktira lokalnog organizatora vjenčanja u Hrvatskoj. Od lokalnog organizatora očekuje savjete o lokaciji i lokalnim dobavljačima, te za to uzima uslugu organizacije vjenčanja. Strani organizator vjenčanja je tada odgovoran za koordinaciju vjenčanja.
Svim mladencima preporučujemo barem koordinaciju vjenčanja. Koordinacija omogućuje mladencima da imaju slobodne ruke tijekom vjenčane ceremonije i proslave. Ona im osigurava da ne propuste uživati u niti jednom ključnom trenutku svojeg vjenčanja. Nitko ne želi propustiti vatromet na svojem vjenčanju, jer je nekoliko gostiju zakasnilo zbog loše koordinacije.
Mladencima koji organiziraju bjekstvo (elopement) – vjenčanje samo s kumovima, je potrebna pomoć pri organizaciji vjenčanja, no zbog jednostavnosti izvedbe im najčešće nije potrebna koordinacija ili se koordinacija ograničava samo na ceremoniju. Za bjekstvo smo pripremili zaseban paket usluga, koji uključuje ograničenu uslugu organizacije i koordinacije.
Smatraju li se usluge organizacije i koordinacije vjenčanja troškovima?
Usluge organizacije i koordinacije vjenčanja imaju cijenu i zato ih je intuitivno svrstati među troškove vjenčanja. To je česta zabluda, jer je oportunitetni trošak izbjegavanja ovih usluga daleko veći.
Organizator vjenčanja će često dogovoriti bolje uvjete za vas ili niže cijene. Organizator će također moći predvidjeti skrivene troškove. Ili će vas upozoriti na neki detalj koji se ne čini značajan, no može biti vrlo neugodan. Česti primjer su djeca. Ako mnogo gostiju dolazi s malom djecom, onda bi ta djeca mogla odvući pažnje roditeljima i drugim gostima. Organizator će savjetovati da unajmite animatora, koji će zaintrigirati djecu i paziti na njih cijelo vrijeme. Povrh toga, organizator vjenčanja u Hrvatskoj će uvijek biti svjestan vremenskih, financijskih i drugih ograničenja. Primjerice pomoći će vam da ne preopteretite raspored vjenčanja.
Trošak usluge koordinacije vjenčanja u Hrvatskoj je najočitije opravdati cijenom vašeg vremena! Ako izostavite koordinatora vjenčanja, onda ćete već od ranog jutra morati nadzirati dobavljače, provjeravati je li lokacija spremna i brinuti o gostima. Malo vremena će ostati da bezbrižno uživate u vjenčanju. Koordinator vjenčanja će osigurati da sve teče prema rasporedu i da svi gosti budu u pravo vrijeme na planiranom mjestu. Koordinator će otkloniti sve probleme bez vaše brige. Najvažnije od svega: koordinator vjenčanja će osigurati da ne skidate osmjeh s vašeg lica tijekom cijelog vjenčanja! Ima li to cijenu?
Cijena usluga organizatora i koordinatora vjenčanja
Zahtjevnost vjenčanja određuje cijenu organizacije i koordinacije vjenčanja u Istri. Vjenčanja s većim brojem gostiju zahtijevaju skuplju organizaciju i koordinaciju. Flammeum je agencija za organizaciju i koordinaciju vjenčanja u Hrvatskoj. Organizatorice vjenčanja iz Flammeum-a su organizirale vjenčanja za mladence iz Velike Britanije, Njemačke, Austrije, SAD-a, mladence iz Indije, mladence iz Južnoafričke republike i iz mnogih drugih zemalja. Pogledajte cijene naših usluga i kontaktirajte nas kako bi vam pomogli organizirati ceremoniju i proslavu vjenčanja o kakvoj maštate!